部署間の依頼・引き継ぎメモ

依頼の伝達

部署からの依頼を渡すときは、目的、対象、希望時期、判断が必要な事項を分けて記載します。作業が終わったかどうかだけでなく、現在どの状態にあるかも明確にします。

確認しておきたいこと

受け取る人が次にする作業を一つの文で書けるか確かめます。部署ごとに異なる言葉は短い説明を添え、機密事項は適切な連絡経路で扱います。依頼を渡した後に内容が変わった場合は、変わった点と確認してほしい点を分けて追記します。前の連絡を上書きするだけでなく、どの内容を今の参照として使うか示すと、受け取る側が同じ資料を確認できます。返答が必要な事項には確認の目安も添え、まだ決まっていないことを完了として扱わないようにします。

次の担当者につなぐために

部署間の依頼・引き継ぎメモについては、現在の業務で必要な情報と不要な情報を分けて考えます。記録や連絡の形をそろえることは、担当者ごとの負担を減らし、確認が必要になったときに状況をたどりやすくするためです。具体的な内容は、関係する方の役割や既存の手順を踏まえて整理してください。

使い方を考える際の確認事項

部署間の依頼・引き継ぎメモを実務で使うときには、利用する人が次の作業に進めるかを確認します。必要な情報が一目で分かること、更新する担当が決まっていること、古い内容と区別できることを点検しましょう。

ここで紹介する項目は、作業を始める前に確認するための考え方です。機密情報、個人情報、承認権限、保存期間などは所属する組織の実際のルールと法令に従って扱ってください。